På korståg mot
slentrianmässiga kick-offer

Äventyrliga aktiviteter och spännande resmål i all ära – men viktigast i kick-off-sammanhang är ändå förberedelserna och uppföljningen. Sofi Franzén är VD för en av Sveriges största eventbyråer och vet vad hon snackar om. KonferensVärlden har fått ta del av hennes recept på en lyckad kick-off.

Text: Fanny Westin??

23 maj 2013, uppdaterad: 15 augusti 2013

Dags att samla trupperna inför en nystart eller kicka igång ett nytt projekt? Anledningarna till att anordna kick-off kan vara många men frånsett vilka de är och oavsett om man tar hjälp av en byrå eller själv står för planeringen, finns det vissa saker man bör ta i beaktande. Sofi Franzén på eventbyrån Eventyr har erfarenhet av allt från mindre arrangemang till storföretagskick-offer med tusentals deltagare från hela världen. Men hela Eventyrs koncept kan egentligen kokas ner till en kort och koncis mening: ?

– Missionen är att frälsa näringslivet från dåliga möten.??

Det hela började 1995. Sofi var 23 år och efter att ha ”säsongat” i Åre startade hon tillsammans med Kristoffer Schjött Quist (numera kollega) ett eventföretag – trots att benämningen eventföretag inte ens fanns då.?

– Vår idé var att ordna skidkonferenser, men vi förstod ganska snabbt att företagen vi vände oss till behövde hjälp med att sätta ihop arrangemang för deras kunder. Vi började då skapa event med olika aktiviteter, föreläsare och middagar. Efteråt fick vi alltid minst en ny förfrågan och på så sätt växte vi som företag. ??

Eventbyrån fixar logistiken?
Enligt Sofi är A och O i planeringsstadiet inför en kick-off att verkligen analysera vad man vill få ut av att träffas.

– Vissa kunder kan säga ”vi har alltid gjort så här” och sedan kan de inte riktigt svara på varför. Men det är jätteviktigt att tänka efter före, vilka resultat man vill uppnå.?

Eventyr kommer in i bilden och styr upp allt från innehåll till kringarrangemang – en viktig uppgift är att se till att logistiken flyter på.?

– Som deltagare ska man inte behöva stå i långa köer, varken till kaffet eller till hotellincheckningen. Vi checkar in tusen personer på en kvart i stället för att det tar två timmar som det annars kan göra. ?

Undvik upptrissade förväntningar
Numera har Eventyr 2 000 svenska och internationella företag i sitt kundregister och närmare hälften av alla arrangemang är förlagda utanför Sveriges gränser. Vissa så långt borta som i Sydafrika, Brasilien och Kina – men oavsett geografisk plats finns det vissa saker man bör tänka på för att skapa en givande kick-off.

?– Ledningen måste vara tydlig i kommunikationen redan i inbjudningen, exempelvis om man ska förbereda sig på något särskilt sätt, eller något så enkelt som hur man ska packa. ?

En klassisk fälla är att skapa för stora förväntningar hos deltagarna. ?

– Skriv inte att de ska ta med sig pass om ni inte ska åka utomlands. Och skriv inte att det är en hemlig artist som ska uppträda om det inte verkligen är Abbas återförening eller något lika stort. Ha gärna överraskningar, men kommunicera dem inte i förväg, menar Sofi.??

Från skrytevent till fokus på mål?
Mycket vatten har flutit under broarna sedan Eventyr startade och många olika trender har avlöst varandra. Från IT-boomen i slutet av 90-talet, då många företag försökte bräcka varandra i dyra middagar och äventyrliga arrangemang för att nu i stället fokusera mer på hur man ska nå sina övergripande mål – en utveckling Sofi välkomnar. ?? Eventyr har arrangerat otaliga kick-offer under årens lopp, och Sofi berättar om några arrangemang hon minns extra väl. ?

– Till ett företag som ville skapa bättre sammanhållning gjorde vi en kick-off på Svalbard. Först var det övernattning i den ryska gruvstaden Barentsburg och sedan avslutade vi med fine dining och vinprovning på Europas nordligaste gourmetrestaurang. Vi hade anlitat Ola Skinnarmo som ciceron och sista dagen, på skoter, såg vi en stor isbjörn. Alla var väldigt nöjda.

Till ett datorspelsföretag byggde Eventyr upp hela miljöer i Spanien, hämtade från deras spel, med olika utmaningar de skulle klara – ett exempel på hur man kan koppla ett event till verksamheten. Slutligen nämner Sofi en kick-off till ett bolag som strävade efter att bli bättre på att ”få till affärer”. Temat fick bli powerplay och kick-off-deltagarna fick köra en hockeyturnering på Hovet i Stockholm med riktiga hockeyproffs.

?– Det var en stor internationell kick-off och det kom människor från hela världen. Det var många som inte var inte jättevana vid skridskor och is men alla tyckte att det var väldigt roligt och spännande. Det brukar vara lyckat att göra något som är svårt att få till på egen hand.?

Så ordnar du en lyckad kick-off: ?

• Låt deltagarna vara delaktiga, både i mötet och i resten av programmet, i stället för att bara servera ett färdigt budskap.
• Undvik att låta bra idéer rinna ut i sanden och var tydlig med vems ansvar det är att sedan ta tag i det som har beslutats under kick-offen.?
• Nämn inte ”hemliga överraskningar” (som lätt trissar upp förväntningarna) i inbjudan. Var tydlig i utan att avslöja allt.?
• Undvik powerpoint-träsket under mötesdelen. 200 powerpointsidor är för mycket! ?
• Använd restiden till att teambilda eller diskutera i grupper.?
• Tänk på att möten och kick-offer är viktiga i framgång – men är ännu viktigare i motgång och i ekonomiskt svajiga tider.

Sofi Franzén?
Gör: VD för eventbyrån Eventyr.?
Ålder: 41 år.?
Familj: ”Världens snyggaste man” och två barn.?
Bor: I villa i Sollentuna.?
Gör en ledig dag: Är utomhus, tränar, umgås med familj och vänner och äter gott. Ofta gör jag lite för mycket när jag är ledig.??

Se alla inom temat här