Så träffar du rätt med mötet
Jobbsmart Hur gör man för att få fart på jobbmötet och samtidigt styra bort trista till synes meningslösa sittningar? Jo, genom att involvera alla och fokusera på tydlighet och kreativitet. Mötesexperterna Pia Villför Larsson och Maria Eliasson på Facilitatorhuset i Stockholm kan konsten att styra mötet i rätt riktning.
26 mars 2019,
Tillhör du dem som ständigt går på avdelningens stående torsdagsmöte, utan att egentligen veta varför? Det känns ju ändå mest oengagerat, irriterat och ganska meningslöst. Du är inte ensam.
– Många låter kalendern styra syftet med mötet i stället för tvärtom. Som mötesledare bör man börja med att ställa sig frågan: Varför behövs ett möte? Har man svårt att formulera en bra anledning till varför man kallar till ett möte är risken stor att sammankomsten faktiskt är helt onödig, säger mötesexperten Pia Villför Larsson, som tillsammans med kollegan Maria Eliasson sedan 2003 driver företaget Facilitatorhuset, en verksamhet där de hjälper företag, chefer och organisationer med mötesteknik och kommunikation.
Båda två har lång erfarenhet av det som tidigare kallades workshopledning och har följt utvecklingen sedan 1980-talet när möteskulturen många gånger hade svårt att tränga igenom de vattentäta skott som fanns mellan olika avdelningar.
– Vi var under flera år anställda på olika företag där de här frågorna gavs varierande mycket utrymme. Ibland uteblev dialogen helt och vissa projekt stoppades på grund av att någon hade missuppfattat ett ord eller talat förbi varandra. För oss som arbetade med mötesdelen blev det här något vi funderade mycket kring – det fanns så mycket vi ville ändra och förfina. I dag finns hela kedjan med i rummet på ett naturligare sätt, vilket gör att man undviker missförstånd och kapar ledtider, säger Maria.
Checka in och checka av
Sedan starten för 16 år sedan har cirka 8 000 personer deltagit i Facilitatorhusets kurser i mötesledning/facilitering och därigenom blivit bekanta med begreppet SMARR, där de tre första bokstäverna står för Syfte, Mål och Arbetsgång. Det handlar i grund och botten om att stimulera alla deltagare, att få alla att förstå meningen med mötet och vad det ska mynna ut i.
– Bra mötesteknik grundar sig snarare i praktisk pedagogik än psykologi. Vi bygger upp en process som hela tiden leder framåt där deltagarna kommer fram till resultaten, inte mötesledarna. Det börjar redan vid ”incheckningen”, alltså starten, där det är viktigt att få med alla på tåget. Och hur gör man det? Jo, till exempel genom att gå laget runt. Det kan låta banalt men att låta alla få svara på frågan: ”Vad förväntar du dig idag”, kan bli vägledande. För om det då kommer svar som: ”Jag har ingen aning och har inga förväntningar alls”, bör man som ledare tänka till. Då har man missat i kommunikationen redan när man kallade till mötet, berättar Pia.
Låt alla ta ton
Det finns många mötesfällor att falla i och den absolut vanligaste är att en eller två börjar föra ordet, alla andra backar och blir tysta. Som mötesledare måste man då bjuda in till mer engagerat deltagande, förslagsvis genom att fördela ordet och se till att alla kommer till tals. Ett annat sätt är att dela upp mötet i mindre grupper och i olika konstellationer och hela tiden variera grupperna så att samma personer inte blir tongivande. Maria konkretiserar:
– Vi har något vi kallar för kaféövningen, som är väldigt effektiv om syftet är att samla in idéer, utveckla, och få alla att kommunicera. Det kan handla om att förbättra
arbetsmiljön på kontoret, starta ett projekt
eller minska kostnader på företaget.
Övningen går ut på att man i smågrupper diskuterar olika frågeställningar parallellt. Exempelvis kan tre olika frågor diskuteras samtidigt i rummet. Deltagare får sätta sig in i och bidra till en fråga i taget och bilda nya gruppkonstellationer efter varje diskussionsomgång. På så vis ges de tystlåtna nya chanser att komma till tals. Varje mindre grupp utser en gruppledare som leder diskussionen och som även antecknar. Samtalen kommer snabbt igång för det finns sällan någon tvekan om rollfördelningen eller syftet och man fångar in vad de flesta tycker. Den här modellen är väldigt demokratisk. Alla blir lyssnade på.
Roller och regler
Tillbaka till grundbegreppet SMARR, och de sista två bokstäverna, som står för Roller och Regler.
– När det gäller roller är det viktigt att tydliggöra varför de människor som sitter i rummet gör det, varför de behövs. Till exempel: ”I dag har vi linjechefen Karin Andersson med oss och hon kommer att berätta om …” Att känna att mötet blir bättre av att just jag är på plats skapar engagemang. Där har vi också möjlighet att tydliggöra vår roll när vi går in som facilitatorer, då kan man förklara vad vårt bidrag är till mötet, berättar Maria.
Vad beträffar regler kan det låta som ett stramt ord i sammanhanget och Pia menar att det också kan ersättas med ”förhållningssätt”, det vill säga det ramverk som gäller under mötet för att det ska bli så givande som möjligt. Hon förklarar:
– Eftersom tonvikten ligger i att alla deltar och är närvarande är det inte fel att man som mötesledare ber deltagarna att lägga undan sina mobiler. Spelreglerna kan ju också gälla annat, till exempel att deltagarna ska vara lösningsorienterade och inte problemorienterade. Det viktigaste är dock att man som mötesledare måste kunna servera ett bra upplägg där alla blir involverade och engagerade – annars faller syftet.
Läs mer: facilitatorhuset.se
Se alla inom temat här
Senaste i Reportage
Breanäs Hotell Skåne
Hållbarhet & Miljö I nordöstra Skåne, vid vägs ände, hittar du Breanäs Hotell. Mitt i Sveriges sydligaste vildmark kan grupper spendera kvalitetstid tillsammans. Konferera, men också ta härliga promenader, bada bastu vid sjön och njuta av grönt och vilt på en plats där du lämnar ett minimalt avtryck på miljön.
Öijared Resort Västergötland
Konferenspärlor På den vackra halvön Öijared, mellan sjöarna Mjörn och Sävelången strax utanför Göteborg, ligger Öijared Resort. En plats för möten och aktiviteter mitt i naturen, där Sveriges största golfanläggning länge lockat såväl konfererande grupper som privatresenärer – men där det finns så mycket mer!
