Våga testa ett nytt mötesformat

Varför är det så viktigt med rätt mötesformat? Och vad är egentligen en okonferens? KonferensVärlden har tagit hjälp av en expert för att hålla oss uppdaterade på de hetaste mötesformaten.

Text: Astrid Feldreich

25 maj 2011, uppdaterad: 28 maj 2013

Anders Müller är mötesproducent på LiveBrand, ett nätverk av Mötesrådgivare och kommunikatörer. Han brinner för att skapa rätt förutsättningar för ett möte genom att anpassa formatet efter vad deltagarna vill uppnå med mötet. För enligt Anders handlar mötesformat egentligen om något som de flesta vill förbättra – företagets ekonomi. Under 2011 kommer han och medarbetarna på LiveBrand att starta utbildningar inom Meeting Management och varumärkesbyggande möten.
– Mötesdeltagarnas tid är en utgift som de flesta glömmer bort. Adderas den till lokal, format, externa facilatorer, teknik, mat, dryck och så vidare blir kostnaden ofta skrämmande hög. För att investeringen ska gå att räkna hem i effekt och utfall krävs det både god planering och kunskap om hur möten kan genomföras, menar Anders som själv är rådgivare till grupper som vill testa ett nytt mötesformat.
Enligt Anders har de flesta möten i dag fel format. Han tycker att företagen borde kartlägga alla sina möten under året och göra en plan för att anpassa mötesformat, lokal och plats efter syftet med konferensen. Ofta bokas lokalen innan det finns kunskap eller information om vad som ska uppnås under dagen.
– Ett bra möte har inte en publik. Ett bra möte har deltagare som engagerar sig och medverkar till mötets framgång, Företag kan enkelt påverka sin ekonomi genom att bryta konferens- och mötesmönster från traditionella sittningar till ett format som är anpassat efter lokalen och syftet, säger han.
Vill du testa något nytt på nästa möte? Varför inte prova någon av dessa fyra mötesformat i stället för en klassisk skol- eller biosittning på nästa konferens. Här tipsar Anders om några på mötesformat som bygger på en demokratisk och öppen dialog.

LikaMöteBygger på Mötesproffset Adrian Segars koncept Peer Conference.
– Vi har valt att döpa formatet till ett ”LikaMöte”. Peer betyder likvärdig, och betyder att en grupps deltagare är jämbördiga, säger Anders.
Formatet bygger på Inledningen, då man sätter vilka ämnen som ska diskuteras. Mittendelen, då deltagarna valt vilka ämnen de vill delta I och Avslutningen som består av den personliga reflektionen och gruppens reflektion. Det här gör att ett LikaMöte skräddarsys av deltagarna, och att utfallet av mötet blir personligt.
Passar: Alla som vågar inse att det finns olika saker att diskutera i företaget och att en chef eller ansvarig för en konferens inte sitter inne med alla information om vad medarbetarna egentligen diskuterar och tycker.
Antal deltagare: Upp till 200 personer.

Open Space (Technology)Open Space bygger på dialog och delaktighet och drivs av deltagarnas engagemang och ansvarstagande. Deltagarna skapar dagordningen tillsammans och har därefter frihet att välja vad de vill tala om, med vem och hur länge. Mötet blir på så vis självorganiserande. Deltagarna skapar själva dagordningen och organiserar sig i arbetsgrupper.
Att ”öppna fältet” innebär att man tar bort hinder (kontrollmekanismer) så att engagerade människor kan agera på ett naturligt sätt, det vill säga att ta ansvar för de ännen som de bryr sig om. Det blir passionerat och äkta.
Passar: Alla. Bra dialogform.
Antal deltagare: 5-8 per diskussion, med upp till 250 personer sammanlagt.

The World Café Som en konversationsprocess är The World Café en innovativ och samtidigt enkel metod för att ha samtal om frågor som spelar roll. Dessa samtal länkas och byggs på varandra då deltagarna rör sig mellan grupperna, korsbefruktar idéer och upptäcker nya insikter i frågor som de tycker är viktigast i deras liv, arbete eller i samhället. Som en process kan The World Café framkalla och synliggöra den kollektiva intelligensen hos en grupp, vilket ökar människors förmåga till effektiva åtgärder för att uppnå gemensamma mål.
Passar: Alla. Bra dialogform.
Antal deltagare: Man arbetar i cafébords-grupper om 4-5 personer. Har gjorts i upp till 5000.

OkonferensPå en Okonferens kallas varje diskussionsfokus för ett ”spår” och kan handla om i princip vad som helst. Spårledarens uppgift är att starta diskussionen och sätta den i ett sammanhang. Rollen är överlämnande av ordet och se till att deltagarna är aktiva i diskussionen. Syftet är att få igång diskussioner, få upp saker i ljuset samt vrida och vända på perspektiven. Några grundregler är: ”Alla har rätt att ge sitt perspektiv eller dela sin åsikt”, ”Ta inget personligt” och ”Du kan byta spår (det vill säga grupp) när du vill”. En friare form än de övriga som vi berättar om här i artikeln.
Passar: Alla. Fri dialogform.
Antal deltagare: Upp till 300 personer.

Öppna FönsterÖppna Fönster är en upplevelsebaserad analys- och utvecklingsmetod för utveckling av Individ, Grupp, Ledarskap och Organisation. Öppna Fönster förbättrar kommunikationen, ökar öppenheten, kreativiteten och energin i grupper och företag. Öppna Fönster handlar om relationer, kommunikation och om öppenhet. Fönsterspelet som är en del av Öppna Fönster är praktiskt och lättanvänt. Gruppmedlemmarna får en omedelbar återkoppling både på individ- och gruppnivå om hur medlemmarna agerar i olika situationer. Ett effektivt sätt att lära känna en person. Spelet bygger på att man utifrån olika moraliska dilemman och frågor ska gissa hur kollegan som ”har bollen” kommer att tycka. Det här görs varvet runt i ett par omgångar, och gör att deltagarna får lära känna varandra på ett helt nytt sätt. Man sänker ”garden” och blir öppen om sig själv och sin person.
Passar: Möten där deltagarna behöver lära känna varandra bättre och få samsyn.
Antal deltagare: I princip obegränsat, men 6-10 personer per grupp är grunden, därefter kan man ha obegränsat mängder av grupper.
Antal deltagare: Spelet kan göras i grupper om 6-10 personer, och köras för ett obegränsat antal grupper.

LiveBrandLiveBrand Communication är ett nätverk av 17 mötesrådgivare och kommunikatörer med lång erfarenhet av mötesindustrin. Det drivs av Anders Müller och Kristina Landeström med syfte att medverka till att mötesindustrin i Sverige får mer fokus på kvaliteten i affärsmöten. Med mötet som plattform kan ett varumärke byggas starkare och göras mer lönsamt. Andra medlemmar i nätverket är bland anant Sigge Birkenfalk, doktorand i Kommunikation med lång erfarenhet som lärare på Berghs School of Communication och Jan Peter Bergqvist, rådgivare inom hållbara möten och den som satte Scandics miljöpolicy på världskartan.