Stora utmaningar på stora möten
Stora möten Att ordna en konferens eller ett möte kräver naturligtvis alltid mycket planering, organisation och förberedelser. Och ska man dessutom arrangera en konferens för flera hundra, kanske tusen deltagare, behöver man dessutom tänka på en rad ytterligare saker.
19 maj 2016, uppdaterad: 20 januari 2017
För företag med många anställda som vill samla all personal, eller för företag som konfererar med sina kunder, krävs anläggningar som kan husera stora grupper med gäster.
Och även om det är långt ifrån alla som har möjlighet och plats att ta emot stora grupper, finns det ett antal mötesplatser runtom i Sverige med erfarenhet av logistik och tekniska lösningar för det stora mötet (se lista nedan).
Lång erfarenhet av stora konferenser
En som har erfarenhet av att boka och arrangera stora konferenser är Anna Cagliesi på företaget Sales Support Sweden AB. Förutom att hålla ett antal mindre interna möten ungefär varannan månad, ordnar man även en gång om året en stor veckolång konferens för företagets alla säljare och kunder. Då företaget består av ungefär 220 anställda och då det totala antalet deltagare, inklusive kunder, kan bli drygt 450 personer, ställer detta höga krav på den konferensanläggning som man väljer.
- Först har vi en intern mötesdag där vi samlas hela företaget och då behöver vi alltså en stor lokal som effektivt, men samtidigt bekvämt, kan ta drygt 250 gäster, berättar hon.
Konferensen fortsätter sedan i ytterligare fyra dagar med företagets kunder som representerar ungefär 60 olika företag som verkar inom dagligvaruhandeln, servicehandeln, apotek och foodservice.
- Ett annat krav vi har att vi vill vara den enda konferensgruppen på anläggningen. Detta eftersom vi ofta har nya produkter som provas och testas och som ännu inte kommit ut på marknaden. Vi behöver också mycket hjälp från anläggningen vi är på för att provlaga nya saker, men vi behöver också stora ytor för att kunna prova och testa alla produkter vi säljer. Här kan det variera väldigt mycket beroende på vilka produkter som ska prövas, förklarar Anna Cagliesi.
Flexibilitet är A och O
Och eftersom det inte alltid är traditionella konferenssittningar som Sales Support ägnar sig åt vid sina stora årsmöten, är flexibilitet ledordet när Anna Cagliesi väljer en konferensanläggning.
- Jag åker alltid ut och besöker anläggningarna innan jag bestämmer mig och det är framför allt för att känna av vilket bemötande jag får av personalen. Visst är det viktigt med fräscha lokaler, bra ventilation och god mat. Men absolut lika viktigt – om inte viktigast – är det bemötande jag får av personalen. Är stämningen bra och personalen engagerad, positiv och brinner för sig jobb, ja, då kommer sannolikt en konferens på den anläggningen att bli lyckad, menar hon.
Med tanke på att antalet deltagare på Sales Support konferenser har vuxit stadigt de senaste åren, har också utmaningen med att hitta anläggningar som kan husera många gäster blivit större.
Det är inte så många ställen som har så många konferensrum och sängplatser som vi behöver och dessutom tycker jag att det är viktigt att inte vara på samma ställe varje år. Man behöver kunna göra nya aktiviteter och uppleva en ny miljö för att känna sig inspirerad.
Närhet till Stockholm stor fördel
Även logistiken styr vilken anläggning Anna Cagliesi slutligen väljer.
- Vi har ju anställda och kunder runtom i Sverige och hela Norden och flyger in dem till konferensen och då har vi konstaterat att det är en fördel om vi kan hålla till i Stockholmstrakten, dit alla kan ta sig lätt och smidigt, förklarar hon avslutningsvis.
Fakta: Sales Support Sweden AB
Företaget grundades 1993 och har totalt 220 anställda. Sales Support är Sveriges ledande säljbolag med över tolv säljkårer inom dagligvaruhandel, servicehandel, foodservice och apotek. Sales Support är specialiserade på butiksförsäljning och ansvarar för en bred portfölj av starka varumärken.
Några anläggningar som klarar fler än 500 deltagare
Arken Hotel & Art Garden Spa, Göteborg
Aros Congress Center, Västerås
Aula Magna Stockholms universitet
First Hotel Billingehus, Skövde
Gävle Konserthus
Hotell Södra Berget, Sundsvall
Kulturens Hus Konferens & Kongress, Luleå
Louis de Geer Konsert & Kongress, Norrköping
Radisson Blu Scandinavia Hotel, Göteborg
Runö Möten & Events, Stockholm
Scandic Hotel Infracity Upplands-Väsby
Stockholm City Conference Centre
Stockholm Waterfront Congress Centre
Se alla inom temat här
Senaste i Reportage
Breanäs Hotell Skåne
Hållbarhet & Miljö I nordöstra Skåne, vid vägs ände, hittar du Breanäs Hotell. Mitt i Sveriges sydligaste vildmark kan grupper spendera kvalitetstid tillsammans. Konferera, men också ta härliga promenader, bada bastu vid sjön och njuta av grönt och vilt på en plats där du lämnar ett minimalt avtryck på miljön.
Öijared Resort Västergötland
Konferenspärlor På den vackra halvön Öijared, mellan sjöarna Mjörn och Sävelången strax utanför Göteborg, ligger Öijared Resort. En plats för möten och aktiviteter mitt i naturen, där Sveriges största golfanläggning länge lockat såväl konfererande grupper som privatresenärer – men där det finns så mycket mer!
