Släpp retoriken – fokusera på publiken
Mötestrender Fokusera mer på de du talar till och mindre på dig själv. Det är grundreceptet om du vill bli en skicklig kommunikatör – oavsett om mötet sker fysiskt i konferensrummet eller online. Det rådet ger moderatorn Anna Bellman, som i över 14 år har inspirerat och lärt ut konsten att som mötesledare eller föreläsare nå ut till sin publik.
Text: Mia Wibacke Bornberger
16 november 2020,
Hon är den tidigare journalisten och marknadsdirektören som valde att starta en egen kommunikationsbyrå. I dag är hon en av landets mest anlitade moderatorer, föreläsare och talartränare.
Hennes främsta drivkraft ligger i tillfredsställelsen att vägleda, exempelvis chefer, att bli mer inspirerande och övertygande i sin muntliga kommunikation.
– Jag vill visa att det ligger en oerhörd tjusning i att kommunicera på rätt sätt och visa vad som händer när man på riktigt når ut till sin publik, säger Anna Bellman.
I sin bok “Släpp retoriken – fokusera på publiken”, som kom 2017, lägger hon stor vikt vid att tänka bort det perfekta, att man som talare eller mötesledare behöver sänka kraven på sig själv och tänka om.
– Retoriken har mycket att lära oss men den förleder oss lätt att tro att vi behöver vara perfekta. Det vi ska komma ihåg är att människor inte tror på perfekta talare eller prestationer, utan på det som är äkta. En riktigt bra kommunikatör lyfter fram sina bästa sidor och förstärker dem, i stället för att försöka vara någon de inte är. Vi har alla olika styrkor och det är häftigt att vi får vara olika. När jag lär ut presentationsteknik tittar jag på vad som är speciellt med just dig, vad du kan trycka ännu mer på för att bli ännu mer tydlig och övertygande – som den du är.
Våga vara mänsklig
Anna berättar att hon ofta möter människor som tycker det är så obehagligt att tala inför publik att de skulle göra precis vad som helst för att slippa. Den ångesten gäller även många chefer, trots att det ingår i jobbet att kommunicera. Rädslan kan handla om att göra bort sig inför andra, att man känner sig otillräcklig i sin roll som ledare och själv ska stå till svars för allt som händer. Men, menar Anna Bellman, man måste påminna sig själv om att presentationen eller mötet inte handlar om dig utan om verksamheten du representerar, och att det viktigaste är att nå fram.
– Visst, man kan vara rädd för att komma av sig eller att inte kunna svara på en viss fråga. Men att du har svar på allt gör dig inte automatiskt till en bra ledare. En chef bör veta hur man lyssnar in och vara lyhörd för nya uppslag, och inse att det är mänskligt att komma av sig. Kan du inte svara på en fråga, var ärlig och möt upp positivt: ”Tack för att du tog upp frågan, jag har inte sett det från det perspektivet tidigare, det ska jag ta till mig”. Då får du samtidigt frågeställaren att känna sig smart och sedd.
Hitta beröringspunkterna
När man pratar inför en stor grupp så är publiken väldigt blandad. Hur gör man för att nå alla? Jo, det går faktiskt, enligt Anna Bellman, om man är på det klara med att alla är olika och inte fungerar som en själv.
– Låt säga att du talar inför 25–30 deltagare, de är alla unika individer. Samtidigt finns det också gemensamma beröringspunkter. Det är det du behöver utgå ifrån. Vad har människorna framför dig för kunskapsnivå, förutfattade meningar och intressen? Vilka är incitamenten för att lyssna på dig? Vissa människor behöver mycket fakta när de ska fatta beslut, andra går på känsla och där gäller det att hitta en bra balans. Är du själv en person som gärna maler på med torra fakta behöver du anstränga dig för att bli mer personlig och entusiasmerande. Är du en känslomänniska behöver du troligtvis krydda med mer fakta. Tänk både fakta och känsla så når du många fler.
Ställ krav på videomötet
Pandemin tvingade i våras fram en blixtsnabb omställning i näringslivet när så gott som alla möten blev digitala över en natt. Medan vissa av oss tycker det är svårt att engagera sig när kollegerna bara är små porträtt på en skärm, tycker andra det är skönt att slippa synas. Anna Bellman ser en hel del nackdelar men också fördelar med det digitala mötet.
– Dels är det tillgängligt för många fler, dels kan man involvera människor på ett nytt sätt. Folk kan tycka till via chattfunktionen, utan att behöva fråga högt. Andra interaktiva verktyg låter deltagarna ställa frågor och få svar anonymt. En digital workshop kan till exempel vara helt anonym. På så vis kan du faktiskt öka deltagandet och engagemanget i mötet.
Men vad händer med allt det där som inte sägs med ord utan med gester och mimik? Och småpratet vid kaffeautomaten, som aldrig kommer fram under ett formellt möte? ”Jo du, jag tänkte på det där du sa förut…”
Anna Bellman håller med om att avsaknaden av kroppsspråk är ett problem. Därför är det viktigt att den som håller i mötet anstränger sig för att synas bra i bild, att kamera och ljus används på rätt sätt, och att man kanske till och med överdriver sitt kroppsspråk för att bättre nå fram.
– Jag tycker också att mötesledaren kan kräva att alla syns i bild vid ett videomöte, för det ger en helt annan delaktighet. Om du har ett rent informationsmöte med väldigt många deltagare fungerar inte det så klart, men med arbetslaget bör alla definitivt använda bild. Det är mycket lättare för den som håller i mötet när den ser ansikten framför sig, att folk nickar eller gör en tumme upp. Sätt på kameran och var aktiv i mötet, och missbruka inte arbetstiden med att surfa på sociala medier och pyssla med annat. Det digitala mötet gör oss lätt mer splittrade och ofokuserade.
Vilka begränsningar finns det för det digitala mötet?
– En tumregel när det gäller ljud är att med upp till fem personer kan alla ha ljudet på och komma med kommentarer och avbryta och så vidare. Är man fler kan det vara bättre att stänga av mikrofonen så att man inte stör. När det gäller kameran så har jag inte sett någon övre gräns, 15-20 personer är inget som helst problem.
De nuvarande omständigheterna har förändrat spelplanen. Hur blir det på sikt, tror du?
– Det är ingen tvekan om att det digitala mötet är här för att stanna, även om den typen av möten kommer bli radikalt färre när pandemin väl passerat. Vi vill ju träffas fysiskt, vi längtar efter det, men de tillfällen där man tidigare åkte 30 mil för att träffas en timme lär nog förpassas till historien. Jag tror på hybridmöten, en blandning av det digitala och fysiska. Vi kommer också bli mer effektiva när de gäller möten överlag. De digitala mötena tvingar fram en bättre struktur, ordning och en tydlig agenda och det hoppas jag att vi tar med oss även till det fysiska mötet.
Se alla inom temat här
Senaste i Reportage
Breanäs Hotell Skåne
Hållbarhet & Miljö I nordöstra Skåne, vid vägs ände, hittar du Breanäs Hotell. Mitt i Sveriges sydligaste vildmark kan grupper spendera kvalitetstid tillsammans. Konferera, men också ta härliga promenader, bada bastu vid sjön och njuta av grönt och vilt på en plats där du lämnar ett minimalt avtryck på miljön.
Öijared Resort Västergötland
Konferenspärlor På den vackra halvön Öijared, mellan sjöarna Mjörn och Sävelången strax utanför Göteborg, ligger Öijared Resort. En plats för möten och aktiviteter mitt i naturen, där Sveriges största golfanläggning länge lockat såväl konfererande grupper som privatresenärer – men där det finns så mycket mer!
