Förändrade beteenden – när vi möts digitalt
Mötestrender Digitala möten har fått ett otroligt uppsving det senaste året, när fysiska möten blivit svårare att genomföra på grund av pandemin. Hur påverkar egentligen digitala möten kommunikationen mellan människor och vad innebär digital restid? Tidningen KonferensVärlden har pratat med Nordens ledande psykologföretag, Psykologpartners, om hur digitala möten påverkar oss människor.
19 april 2021, uppdaterad: 19 april 2021
Psykologpartners Digital psykologi finns lång erfarenhet av digitala möten och utbildningar och de har genom åren hunnit tänka och utveckla sina tjänster efter konkreta lärdomar och fördjupad forskning. Digitala möten är ju trots allt ett fenomen som funnits i många år men har i samband med pandemin fått ett enormt uppsving. Vi har pratat digitala möten med Johan Edbacken, legitimerad psykolog och chef för digital psykologi på Psykologpartners.
Vad händer när vi möts digitalt istället för fysiskt?
– Det är lätt hänt att det blir mer fokus på uppgift snarare än relation. Jag skulle säga att ett fysiskt möte ofta blir tidsmässigt lite längre, på gott och ont. Men här är det väldigt beroende av hur väl förberedd man är. Om deltagarna ser varandra bra, hör varandra bra och är vana vid formatet är det ganska liten skillnad skulle jag säga. Det är ju också så att när deltagare syns dåligt på grund av exempelvis motljus, hörs dåligt eller inte alls, eller tittar på sin skärm istället för i kameran, finns också risk att få sämre kontakt med varandra än när man träffas fysiskt. Här måste man aktivt anstränga sig för att övervinna dessa nackdelar som det digitala mötet kan ha, annars finns en klar risk för sämre möten.
Vad skulle du säga är den största skillnaden mellan digitala och fysiska möten?
– Digitala möten riskerar att bli mer formella än fysiska möten. Fysiska möten kan enklare bjuda in till mer kallprat och friare diskussioner. Digitala möten ställer också högre krav på mötesstrukturen för att vara effektiva.
Finns det några mötesfaror?
– En fara kan vara att man ”betar av” det digitala mötet istället för att låta det fylla fler funktioner än bara lösa uppgifter. Man kan ju exempelvis jobba med olika former av interaktivitet, pauser och även att variera helgrupp med mindre grupper under mötets gång. En annan fara kan vara att mötesdeltagare blir passiva, eller att ordet fördelas på ett annat sätt än vid fysiska möten. Att vi intar nya roller i digitala möten kan förstås också vara en fördel!
En risk som jag noterat med digitala möten är att det kan vara svårare att få igång bra diskussioner när man ställer öppna frågor till hela gruppen. Jag tror detta beror på att man vid ett fysiskt möte enklare kan uppmuntra personer via kroppsspråk och blickar att komma in i diskussionen. Där ser jag en fördel med att ställa frågan direkt till en deltagare i taget istället.
När det gäller mötesstruktur är det viktigt att presentera en tydlig agenda, med planerade pauser om det är ett längre möte. Människor är mindre benägna att ta en toalettpaus om de sitter framför en kamera och måste annonsera det i det digitala rummet, jämfört med om de kan smita iväg ordlöst från konferensbordet. Det kan skapa onödig stress som påverkar mötet. Det är även bra att ha en tydlig ordförande som leder mötet och fördelar ordet för att undvika att deltagare pratar i munnen på varandra, eller att vissa deltagare inte blir hörda på grund av osäkerhet inför ett nytt medium.
Vad kan man säga om skillnaden på möteskvalitet, det som kommer ur möten? Är det lika kvalitativt med digitala möten eller rentav bättre?
– Digitala möten kan många gånger upplevas som att man få mer gjort och tenderar som tidigare nämnts att ha högt fokus på uppgiften. Samtidigt bygger man spontant mindre relation till sina medarbetare, till skillnad från fysiska möten. Resultatet av att arbeta med problemlösning kan vara samma, men det finns en uppenbar risk att kreativitet, innovation och relationsbyggande försämras om man inte är medveten om det och aktivt jobbar med den biten.
Hur tror du att den här tiden med pandemin, kommer påverka digitaliseringen hos individer och på arbetsplatser?
– Utvecklingen har accelererat oerhört snabbt på grund av, eller tack vare, pandemin. Processer som varit segdragna och ”på gång” i flera år drivs nu på och genomförs från en vecka till en annan. Den digitala mognaden har ökat, och fortsätter öka, på ett sätt som jag inte tror vi har sett maken till tidigare. Arbetsplatser som tidigare inte tvingats träffa kunder, hålla digitala möten eller delta i digitala utbildningar lär sig det nu i en rasande takt. Jag tror att det kommer leva kvar och att vi både kommer bli mer vana och ha högre förväntan på digital tillgänglighet efter pandemin. Sedan är det nog bra att verksamheter stanna upp och reflekterar lite. Det finns ofta goda skäl till att skynda långsamt med att införa nya metoder och arbetssätt på ett strukturerat och förutsägbart vis. Om det i den akuta fasen är okej med ett ”good enough”-tänk är det nu hög tid att stanna upp och i förväg fundera kring hur de digitala mötena kan bli så bra och effektiva som möjligt.
Johans tre råd inför ett digitalt möte
- Logga in i god tid före mötet börjar. Räkna det som digital restid. Den digitala restiden är då deltagare tar bort distraktioner på datorn, testar ljud och bild eller sätter sig där belysningen är bra. Om man inte är överens kring detta är det naturligt att mötet inte kommer igång på utsatt tid,
vilket man i så fall behöver skapa utrymme för i mötesagendan. - Uppmuntra alla att delta aktivt med kamera på. Personer som inte syns tenderar att ta och få
mindre plats. Om man är fler än fem deltagare är det bra om alla stänger av sin mikrofon när
de inte pratar. - Den som leder mötet bör tänka extra kring att fördela ordet samt planera in regelbundna pauser.
Psykologpartners:
Psykologpartners är ett kunskapsföretag som har funnits i 20 år. Vi erbjuder spetskompetens i psykologi till både offentlig och privat verksamhet. Psykologpartners drivs av värme, kunskap, utveckling och mod och har idag ca 100 anställda där alla konsulter är legitimerade psykologer. Psykologpartners finns på 7 kontor från Umeå till Malmö och har affärsområden med olika inriktningar inom psykologin så som digital psykologi, klinisk psykologi, pedagogisk psykologi och organisation & ledarskap. Vi förändrar beteenden!
Se alla inom temat här
Senaste i Reportage
Breanäs Hotell Skåne
Hållbarhet & Miljö I nordöstra Skåne, vid vägs ände, hittar du Breanäs Hotell. Mitt i Sveriges sydligaste vildmark kan grupper spendera kvalitetstid tillsammans. Konferera, men också ta härliga promenader, bada bastu vid sjön och njuta av grönt och vilt på en plats där du lämnar ett minimalt avtryck på miljön.
Öijared Resort Västergötland
Konferenspärlor På den vackra halvön Öijared, mellan sjöarna Mjörn och Sävelången strax utanför Göteborg, ligger Öijared Resort. En plats för möten och aktiviteter mitt i naturen, där Sveriges största golfanläggning länge lockat såväl konfererande grupper som privatresenärer – men där det finns så mycket mer!
