Våga ställa specifika krav och ta referenser när du väljer cateringleverantör
Mat & dryck Maten är en avgörande komponent på en konferens eller ett evenemang. Valet av cateringleverantör och meny kan bidra till att stärka eventets budskap och innehåll. När det väl är ”skarpt läge” måste alla detaljer stämma för att matupplevelsen ska bli en del av ett framgångsrikt event. Vi har trendspanat och samlat tips som hjälper dig att hitta rätt bland cateringleverantörerna.
Text: Annika Wihlborg
12 oktober 2012, uppdaterad: 17 juni 2013
– När man jämför olika cateringföretag bör man be om referenser och höra sig för vilken typ av event och konferenser företaget har levererat till tidigare. Om det rör sig om ett större event är det en god idé att besöka företaget och ta en titt på köket. Om det är välskött och hygieniskt tyder det på att företaget är seriöst, säger Johan Tornblad, vd på Annorlunda Catering, som är ett av Stockholms äldsta cateringföretag.
Johan Tornblad rekommenderar att man väljer en leverantör som har en seriös och genomarbetad hemsida. Det är ofta också en fördel att välja en aktör som har funnit ett tag på marknaden. Undersök gärna om företaget har ett program för hygienkontroll och om personalen är kollektivavtalsansluten.
Valuta för pengarna
– Jag upplever att många cateringkunder i dagsläget håller lite hårdare i plånboken. Det kan bero på konjunkturläget och den allmänna oron i världen. Valuta för pengarna är viktigt, liksom att förmedla någon form av budskap med sin konferens eller sitt event, så deltagarna garanterat förstår varför de befinner sig där. I det sammanhanget fungerar maten och drycken som en central budbärare, säger han.
Olika typer av plockmat är populärt, exempelvis medelhavsmat och tapas. Många väljer att duka upp en buffé av smårätter som kan ätas stående och när de kombineras kan bli till en komplett måltid. Temabufféer är populärt, liksom gedigna material, hellre porslinstallrikar och riktiga glas än papptallrikar, pappersdukar och plastglas.
– Välj gärna ett cateringföretag som förfogar över egna lokaler, det kan vara en fördel eftersom det ofta ger en lägre totalkostnad när en och samma leverantör kan erbjuda såväl mat och dryck som en lämplig konferens- eller eventlokal, säger Johan Tornblad.
Provlaga menyn
– Om du ska arrangera en konferens eller ett event för fler än femtio personer ställer det krav på cateringföretagets logistik och rutin. Säkerställ att de har en gedigen erfarenhet av stora evenemang innan du väljer aktör, säger Micke Hillin på cateringbolaget Kalaset i Bromma.
Den som beställer mat till ett större evenemang med fler än femtio deltagare kan be cateringföretaget provlaga menyn i förväg, så ni får en möjlighet att provsmaka maten innan det är ”skarpt läge”. Micke Hillin rekommenderar cateringkunder att se till helheten och inte enbart fokusera på pris när de väljer leverantör. Servicenivå, pålitlighet, tillgänglighet, hjälp med planering, menyförslag och liknande spelar också stor roll för att slutresultatet ska bli lyckat.
– Var tydlig med vad som är viktig för dig och vilka krav du ställer. Om du har en budget för maten bör du kommunicera den innan du hinner få olika menyförslag. Ta också för vana att dubbelkolla vad som ingår i ert avtalade pris, så slipper du otrevliga överraskningar i form av exempelvis utkörningsavgifter, säger Cecilia Davidsson, som driver Curlyfood, ett småskaligt cateringföretag med inriktning mot ekologisk mat.
Fler nischade aktörer
Cecilia Davidsson menar att många konferens- och eventarrangörer efterfrågar menyer som överraskar och tillför sinnena nya sensationer i form av smaker och synintryck. Efterfrågan på ekologisk mat och råvaror av genomgående hög kvalitet är stor.
– Marknaden öppnar sig för nischade cateringleverantörer i takt med att allt fler kunder är öppna för och intresserar sig för nya smakupplevelser. Färger och spännande inslag på buffébordet är viktigt, liksom att maten som serveras harmoniserar med kundens filosofi eller eventets budskap, säger Cecilia Davidsson.
Somliga konferensarrangörer har en klar uppfattning om vilka maträtter och drycker de vill se på buffébordet, medan andra föredrar att ge cateringleverantören fria händer genom att föreslå olika menyer. Kom ihåg att de menyer som presenteras definitivt inte är skrivna i sten, de kan korrigeras och kompletteras tills du är nöjd. Ofta är det möjligt att välja bort och till olika alternativ utan att det nödvändigtvis påverkar priset i någon större omfattning.
– Jag har noterat att somliga kunder har för vana att ta i och lägga på ett par extra portioner när de beställer catering till ett event. Den som valt en professionell och erfaren cateringleverantör ska kunna känna sig trygg i att cateringleverantören levererar tillräckligt mycket mat, men några kunder har kanske dåliga erfarenheter av cateringbolag som snålade mer portionerna, vilket lett till varje arrangörs värsta mardröm; att maten inte räcker till alla gäster, säger Cecilia Davidsson.
Se alla inom temat här
